تبادل داده‌های الکترونیکی (Electronic Data Interchange) چیست؟
تبادل داده‌های الکترونیکی (EDI) به معنای تبادل خودکار اسناد تجاری بین سازمان‌ها است. در فرایندهای روزمره کسب‌وکار، نیاز به تبادل اسنادی مانند فاکتورها، سفارش‌ها خرید و فرم‌های حمل‌ونقل وجود دارد. در روش قدیمی، اسناد کاغذی یا ایمیل‌های همراه با پیوست بین نمایندگان شرکت‌ها به اشتراک گذاشته می‌شد و سپس این نمایندگان به‌صورت دستی اطلاعات موجود در اسناد را در سیستم‌های خود وارد می‌کردند. فناوری EDI این فرایندها را خودکار می‌کند تا سیستم‌های دیجیتال بتوانند اسناد را بدون دخالت انسان و فراتر از مرزهای سازمانی به اشتراک گذاشته و پردازش کنند. سازمان‌ها می‌توانند سیستم‌های فناوری اطلاعات خود را به دیگران در شبکه B2B خود متصل کنند تا در زمان صرفه‌جویی شده و خطاهای ناشی از پردازش دستی حذف شوند.
مزایای تبادل الکترونیکی داده (EDI) چیست؟
EDI مزایای زیر را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند:
۱. صرفه‌جویی در زمان
صدور فاکتور، پردازش سفارش‌های خرید و ورود داده‌ها در محیط‌های غیر EDI زمان‌بر هستند. با استفاده از EDI، می‌توانید از محیط‌های کم‌کدنویسی (Low-code) برای خودکارسازی آسان مراحل رایج پردازش و اشتراک‌گذاری فایل‌ها استفاده کنید و در نتیجه زمان و تلاش را صرفه‌جویی کنید.
EDI همچنین تأخیرهایی را که در روش‌های ارتباطی مبتنی بر کاغذ وجود دارد حذف می‌کند. این سیستم امکان تحویل فوری و تبادل اسناد تجاری را فراهم می‌سازد. انتقال آنی اسناد الکترونیکی موجب پاسخ‌دهی سریع‌تر و تصمیم‌گیری سریع‌تر می‌شود.
۲. کاهش خطا
به دلیل پردازش خودکار EDI، می‌توانید از خطاهای ناشی از ورود دستی داده جلوگیری کنید. همچنین، EDI می‌تواند به شناسایی خطاها و ناهنجاری‌های داده‌ای در اسناد کمک کند. دقت بالاتر اسناد کارایی پردازش داده‌ها را افزایش می‌دهد.
۳. افزایش امنیت
با EDI می‌توانید کنترل بهتری روی دسترسی و احراز هویت کاربران داشته باشید. EDI از ترکیبی از احراز هویت و رمزنگاری برای کنترل دسترسی به فایل‌های خاص استفاده می‌کند. این سیستم الکترونیکی بسیار امن‌تر از روش‌های سنتی مبتنی بر کاغذ است.
۴. تقویت اتصال
می‌توانید از سرویس‌های انتقال فایل مبتنی بر ابر برای اشتراک‌گذاری سریع و آسان مجموعه داده‌های بزرگ با شرکا، کاربران و تأمین‌کنندگان استفاده کنید. تراکنش‌های EDI می‌توانند به‌راحتی با فرآیندهای تجاری شما یکپارچه شوند و اتصال درون سازمانی را افزایش دهند.
تبادل داده‌های الکترونیکی چگونه کار می‌کند؟
EDI عمدتاً از دو روش انتقال استفاده می‌کند:
- اتصال نقطه به نقطه یا مستقیم که دو سیستم تجاری را با پروتکل‌های امن متصل می‌کند.
- روش شبکه ارزش افزوده (VAN) که از یک شبکه واسط برای نظارت بر فرایند انتقال داده استفاده می‌کند.
نرم‌افزار EDI معمولاً از مدل جعبه پستی برای تسهیل تبادل اسناد و پردازش دسته‌ای استفاده می‌کند. پروتکل‌های اینترنتی امن مانند پروتکل دسترسی به اشیا ساده (SOAP)، پروتکل انتقال فایل امن (SFTP) و پروتکل‌های مبتنی بر HTTPS مانند AS2 برای انتقال اسناد EDI استفاده می‌شوند. علاوه بر این، استانداردهای ارتباطی که توسط سازمان‌های مختلف مانند کمیته استانداردهای معتبر X12، Peppoi و ODETTE تنظیم شده‌اند، سطح پایه‌ای از اداره داده را تضمین کرده و کیفیت بالای داده‌ها در تراکنش‌های EDI امکان‌پذیر می‌سازند.
نرم‌افزار EDI همچنین می‌تواند دو یا چند بخش داده را ترکیب کند تا زمینه بیشتری در سند فراهم آورد. به‌عنوان مثال، EDI می‌تواند عناصر داده ITEMQUANTITY و ITEMDESCRIPTION را در ORDERLINE ترکیب کند تا اقلام و مقادیر موجود در یک سفارش توصیف شوند. ترکیب داده‌ها زمینه غنی‌تری فراهم کرده و ساختار اسناد EDI را ساده‌تر می‌کند .
اجرای تبادل الکترونیکی داده به چه چیزهایی نیاز دارد؟
سه گام اصلی برای پیاده‌سازی EDI جهت پردازش اسناد تجاری وجود دارد:
۱. ایجاد زیرساخت
نخستین گام این است که کسب‌وکار سخت‌افزار و نرم‌افزار EDI موردنیاز را تهیه و نصب کند. این اجزا مسئول مدیریت انتقال، یکپارچه‌سازی، ترجمه و مسیر‌دهی اسناد EDI هستند. نرم‌افزار EDI تضمین می‌کند که اسناد تجاری به فرمت درست تبدیل شوند. اجزای نرم‌افزاری رایج شامل:
-
نرم‌افزار نقشه‌کشی EDI که فیلدهای موجود در فایل (مانند نام‌ها و آدرس‌ها) را به اسناد استاندارد منتقل می‌کند.
-
نرم‌افزار بسته‌بندی و بازکردن دسته‌ای برای ارسال و دریافت تراکنش‌ها.
-
نرم‌افزار مسیریابی پیام برای ارسال پیام‌ها به آدرس‌های درست و اطمینان از سازگاری فرمت آن‌ها با مقصد.
این مرحله معمولاً شامل راه‌اندازی و اتصال به شبکه‌های VAN نیز هست که مسیرهای انتقال امن و قابل اعتماد را فراهم می‌کنند. در صورتی که بخواهید EDI را داخلی مدیریت کنید، باید سخت‌افزارهای لازم مانند تجهیزات شبکه، ذخیره‌سازی و سرورها را داشته باشید.
۲. ایجاد ارتباطات
پس از ایجاد زیرساخت‌های فناوری، باید به شرکای تجاری خود متصل شوید. چون قرار است اسناد با آن‌ها پردازش و تبادل شوند، باید استانداردهای EDI را برای ایجاد یک ارتباط امن پیاده کنید.
صنایع و مناطق مختلف ممکن است از استانداردهای متفاوتی برای EDI استفاده کنند. می‌توانید سیستم خود را طوری پیکربندی کنید که با استانداردهای شرکای تجاری‌تان هماهنگ شود. این پیکربندی شامل راه‌اندازی VPNها، فایروال‌ها یا اتصال‌های AS2 برای انتقال امن داده است.
۳. رعایت استانداردها
سیستم EDI شما باید مطابق با مقررات و استانداردهای حفاظت از داده در صنعت مربوطه باشد. اگر استانداردها به‌روزرسانی شوند، سیستم باید متناسب‌سازی شود. همچنین، اگر شرکای تجاری شما استانداردهای جدیدی را به‌کار گیرند، باید بتوانید خود را با آن‌ها تطبیق دهید.
چالش‌های راهکارهای تبادل الکترونیکی داده چیست؟
کسب‌وکارهایی که قصد پیاده‌سازی EDI دارند ممکن است با چالش‌های زیر روبه‌رو شوند:
هزینه‌های پیاده‌سازی
استفاده از EDI نیازمند سرمایه‌گذاری اولیه قابل‌توجه در سخت‌افزار، نرم‌افزار و سیستم‌های مطابق با استانداردهای قانونی است. اگر از ارائه‌دهندگان شبکه EDI شخص ثالث استفاده کنید، باید هزینه آن‌ها را نیز بپردازید. علاوه بر این، باید کارکنان خود را در زمینه فرآیندها، استانداردها و نرم‌افزارهای EDI آموزش دهید. آموزش‌های مداوم نیز هزینه‌بر است و نیازمند منابع آموزشی در دسترس است.
نقشه‌کشی اسناد (Document Mapping)
چالش دیگر تطبیق دادن فرمت EDI با اسناد موجود است. اگر از چندین سیستم مختلف استفاده می‌کنید، باید نقشه‌کشی داده‌ها را به‌طور گسترده آزمایش کنید تا از دقت آن مطمئن شوید. بدون تخصص کافی، این فرآیند می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد.
چالش‌های مقیاس‌پذیری
پس از راه‌اندازی EDI ممکن است مقیاس‌پذیری سیستم در سراسر شرکای لجستیکی و فروشندگان دشوار باشد. برای مثال، سفارش‌های خرید ممکن است بسته به شریک تجاری قوانین، فیلدها و عناصر داده متفاوتی داشته باشند. برای مقیاس‌پذیر کردن EDI باید با سطوح متفاوت آمادگی EDI در میان فروشندگان مختلف سازگار شوید.
پایش مداوم
اطلاعات نادرست، ناقص یا ناسازگار مانعی برای موفقیت EDI است. باید سیستم‌های EDI و استانداردهای امنیتی فعلی را به‌طور مداوم پایش کنید تا از اختلال، کاهش کیفیت داده یا موارد عدم انطباق جلوگیری شود. برای رفع مشکلات احتمالی، لازم است منابعی برای حسابرسی‌های منظم، ارزیابی‌های امنیتی و بازبینی عملکرد اختصاص دهید.
