تبادل داده‌های الکترونیکی (EDI) به معنای تبادل خودکار اسناد تجاری بین سازمان‌ها است. در فرایندهای روزمره کسب‌وکار، نیاز به تبادل اسنادی مانند فاکتورها، سفارش‌ها خرید و فرم‌های حمل‌ونقل وجود دارد. در روش قدیمی، اسناد کاغذی یا ایمیل‌های همراه با پیوست بین نمایندگان شرکت‌ها به اشتراک گذاشته می‌شد و سپس این نمایندگان به‌صورت دستی اطلاعات موجود در اسناد را در سیستم‌های خود وارد می‌کردند. فناوری EDI این فرایندها را خودکار می‌کند تا سیستم‌های دیجیتال بتوانند اسناد را بدون دخالت انسان و فراتر از مرزهای سازمانی به اشتراک گذاشته و پردازش کنند. سازمان‌ها می‌توانند سیستم‌های فناوری اطلاعات خود را به دیگران در شبکه B2B خود متصل کنند تا در زمان صرفه‌جویی شده و خطاهای ناشی از پردازش دستی حذف شوند.
مزایای تبادل داده‌های الکترونیکی
EDI مزایای زیر را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند:
- صرفه‌جویی در زمان
صدور فاکتور، پردازش سفارش‌ها خرید و ورود داده‌ها در محیطی که از EDI استفاده نمی‌شود، زمان‌بر است. با استفاده از EDI، می‌توان از محیط‌های کم‌کد برای خودکارسازی مراحل پردازش و به‌اشتراک‌گذاری فایل به‌راحتی استفاده کرد و در زمان و نیرو صرفه‌جویی کرد. EDI همچنین تأخیر روش‌های ارتباطی کاغذی را حذف می‌کند. این روش امکان تحویل و تبادل فوری اسناد تجاری را فراهم می‌آورد. انتقال فوری اسناد الکترونیکی زمان پاسخگویی و تصمیم‌گیری را سریع‌تر می‌کند.
- کاهش خطاها
با پردازش خودکار EDI، می‌توان از خطاهای ورود داده‌های دستی جلوگیری کرد. EDI همچنین می‌تواند در شناسایی خطاها و ناهنجاری‌های داده‌ای در اسناد کمک کند. دقت بالاتر، کارایی پردازش داده‌ها را افزایش می‌دهد. افزایش امنیت با EDI، کنترل بهتر بر دسترسی و احراز هویت کاربران را ممکن می‌سازد. EDI از ترکیبی از احراز هویت و رمزگذاری برای کنترل دسترسی به فایل‌های خاص استفاده می‌کند. سیستم الکترونیکی بسیار ایمن‌تر از روش‌های قدیمی کاغذی است. برای تقویت ارتباط می‌توان از خدمات انتقال فایل ابری برای به‌اشتراک‌گذاری راحت و سریع مجموعه‌های داده کلان با شرکای تجاری، کاربران و تأمین‌کنندگان استفاده کرد. تراکنش‌های EDI می‌توانند به‌راحتی در فرایندهای تجاری ادغام شده و ارتباطات در شرکت را تقویت کنند.
نحوه کار EDI
EDI عمدتاً از دو روش انتقال استفاده می‌کند:
- اتصال نقطه به نقطه یا مستقیم که دو سیستم تجاری را با پروتکل‌های امن متصل می‌کند.
- روش شبکه ارزش افزوده (VAN) که از یک شبکه واسط برای نظارت بر فرایند انتقال داده استفاده می‌کند.
نرم‌افزار EDI معمولاً از مدل جعبه پستی برای تسهیل تبادل اسناد و پردازش دسته‌ای استفاده می‌کند. پروتکل‌های اینترنتی امن مانند پروتکل دسترسی به اشیا ساده (SOAP)، پروتکل انتقال فایل امن (SFTP) و پروتکل‌های مبتنی بر HTTPS مانند AS2 برای انتقال اسناد EDI استفاده می‌شوند. علاوه بر این، استانداردهای ارتباطی که توسط سازمان‌های مختلف مانند کمیته استانداردهای معتبر X12، Peppoi و ODETTE تنظیم شده‌اند، سطح پایه‌ای از اداره داده را تضمین کرده و کیفیت بالای داده‌ها در تراکنش‌های EDI امکان‌پذیر می‌سازند.
نرم‌افزار EDI همچنین می‌تواند دو یا چند بخش داده را ترکیب کند تا زمینه بیشتری در سند فراهم آورد. به‌عنوان مثال، EDI می‌تواند عناصر داده ITEMQUANTITY و ITEMDESCRIPTION را در ORDERLINE ترکیب کند تا اقلام و مقادیر موجود در یک سفارش توصیف شوند. ترکیب داده‌ها زمینه غنی‌تری فراهم کرده و ساختار اسناد EDI را ساده‌تر می‌کند .
ملزومات پیاده‌سازی تبادل داده‌های الکترونیکی
پیاده‌سازی EDI برای پردازش اسناد تجاری شامل سه مرحله اصلی است:
ایجاد زیرساخت اولین مرحله نیازمند این است که یک کسب‌وکار تمام سخت‌افزار و نرم‌افزار EDI را تهیه و راه‌اندازی کند. این اجزا مدیریت انتقال، ادغام، ترجمه و نقشه‌برداری مسیرهای اسناد EDI را بر عهده دارند. نرم‌افزار EDI اطمینان حاصل می‌کند که هرگونه اسناد تجاری به فرمت صحیح تبدیل می‌شوند. اجزای نرم‌افزاری رایج شامل:
- نرم‌افزار نقشه‌برداری EDI که فیلدهای موجود در یک فایل مانند نام‌ها و آدرس‌ها را به اسناد استاندارد تبدیل می‌کند.
- نرم‌افزار بسته‌بندی و بازکردن بسته‌های دسته‌ای برای فرستندگان و گیرندگان به‌منظور دریافت، بسته‌بندی و بازکردن تراکنش‌ها.
- نرم‌افزار مسیریابی پیام برای ارسال پیام‌ها، تحویل آن‌ها به آدرس‌های صحیح و اطمینان از سازگاری فرمت پیام با آدرس مقصد.
معمولاً، این مرحله همچنین شامل راه‌اندازی و اتصال به شبکه‌های VAN است که مسیرهای انتقال قابل‌اعتماد و امن را فراهم می‌کنند. برای مدیریت داخلی EDI ، باید اطمینان حاصل شود که سخت‌افزار موردنیاز مانند تجهیزات شبکه، ذخیره‌سازی و سرورها در دسترس هستند. پس از ایجاد زیرساخت‌های فناوری برای سیستم EDI ، باید با شرکای تجاری خود ارتباط برقرار شود. از آنجایی که در حال پردازش و تبادل اسناد با این شرکای تجاری هستیم، باید استانداردهای EDI برای ارتباطی امن و مطمئن پیاده‌سازی شوند.
صنایع و مناطق مختلف ممکن است هر کدام فرمت استاندارد EDI خاصی را ترجیح دهند. می‌توان سیستم EDI خود را برای استفاده از استانداردهای مشابه با شرکای تجاری پیکربندی کرد تا تبادل اسناد EDI تسهیل شود. پیکربندی همچنین شامل راه‌اندازی VPN ها، فایروال‌ها یا اتصالات AS2 است که برای اطمینان از مسیرانتقال داده امن ضروری هستند. آن‌ها برای رعایت استانداردهای سیستم EDI، باید به الزامات و استانداردهای حفاظت از داده‌های صنعت پایبند باشد. در صورت بروز رسانی هر یک از استانداردها، باید سیستم برای حفظ انطباق تنظیم شود. همین‌طور اگر شرکای تجاری تصمیم به تغییر در استانداردهایی که دنبال می‌کنند بگیرند، باید طرفین از مشخصات جدید آن‌ها آگاه شوند.
چالش‌های EDI
کسب‌وکارهایی که می‌خواهند یک راه‌حل EDI پیاده‌سازی کنند ممکن است با چالش‌های زیر مواجه شوند:
هزینه‌های پیاده‌سازی
استفاده از EDI در فرایندهای کسب‌وکار نیازمند سرمایه‌گذاری اولیه قابل‌توجهی در قسمت سخت‌افزار، نرم‌افزار و سیستم‌هایی که با استانداردهای قانونی مطابقت دارند، است. گر از یک ارائه‌دهنده شبکه EDI واسط استفاده شود، باید هزینه‌های آن خدمات را نیز پرداخت گردد. برای اطمینان از موفقیت ادغام EDI، باید کارکنان را در مورد فرایندها، رویکردها، استانداردها و نرم‌افزار EDI آموزش داد. آموزش مداوم همچنین هزینه‌هایی به همراه دارد و نیازمند این است که کسب‌وکارها منابع آموزشی قابل‌دسترس ایجاد کنند.
نقشه‌برداری اسناد
چالش دیگر، نقشه‌برداری مؤثر فرمت EDI به اسناد موجود است. اگر از چندین سیستم استفاده می‌شود، باید نقشه‌برداری داده‌های به‌دقت مورد آزمایش قرار گیرد تا از دقت آن اطمینان حاصل شود. اگر تخصص لازم برای نظارت وجود نداشته باشد، این فرایند می‌تواند زمان‌بر و پیچیده باشد.
چالش‌های مقیاس‌پذیری
پس از راه‌اندازی EDI، ممکن است مشکلاتی در مقیاس‌پذیری سیستم در میان تمام شرکای لجستیکی و تأمین‌کنندگان ایجاد شود. به‌عنوان مثال، سفارش‌ها خرید ممکن است بسته به شریک تجاری، قوانین تجاری، عناصر داده و فیلدهای سند متفاوتی داشته باشند. برای مقیاس‌پذیری سیستم EDI، باید سطوح مختلف آمادگی در میان تأمین‌کنندگان مختلف را با هم تطبیق داد. نظارت مداوم اطلاعات نادرست، ناقص یا نامتعارف می‌تواند به راه‌حل‌های EDI آسیب برساند. باید به طور مداوم سیستم‌های EDI و استانداردهای امنیتی جاری را نظارت کرد تا از بروز اختلالات احتمالی، کاهش کیفیت داده‌ها یا وضعیت‌های عدم انطباق جلوگیری شود. برای کاهش مشکلات انطباقی، باید منابعی برای انجام ممیزی‌ها، ارزیابی‌های امنیتی و بررسی‌های عملکردی تخصیص داده شوند.
