نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) چه مفهومی دارد؟

SaaS فرایند ادغام نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) با سایر برنامه‌ها و سیستم‌ها در یک سازمان است تا امکان درخواست و اشتراک گذاری داده‌ها فراهم شود. سازمان‌ها نیازهای تجاری پیچیده‌ای دارند و پیدا کردن یک برنامه که تمام این نیازها را برآورده کند، چالش‌برانگیز است. کسب‌وکارها معمولاً چندین برنامه SaaS را برای عملکردهای مختلف مستقر می‌کنند و سپس آن‌ها را برای ایجاد جریان‌های کاری خودکار پیچیده ادغام می‌کنند. به‌عنوان مثال، ممکن است یک پلتفرم SaaS CRM با یک سیستم داخلی یادگیری ماشین (ML) و هوش مصنوعی (AI) برای ادغام خودکار داده‌های جدید مشتری به جریان‌های کاری ML متصل شود.

مزایای ادغام SaaS
SaaS یک مدل نرم‌افزاری مبتنی بر ابر است که برنامه‌ها را از طریق مرورگر اینترنت به کاربران نهایی ارائه می‌دهد. تأمین‌کنندگان SaaS خدمات و برنامه‌ها را به مشتریان بر اساس تقاضا ارائه می‌دهند. با SaaS، نیازی نیست نگران نحوه نگهداری از خدمات یا مدیریت زیرساخت‌های پایه ای بود و فقط باید بر نحوه استفاده از نرم‌افزار تمرکز کرد.
ادغام SaaS، برنامه‌های SaaS واسط را به سیستم‌های موجود متصل می‌کند تا خودکار و آزادانه داده‌ها را برای اتوماسیون فرایندهای تجاری به اشتراک بگذارند. برخی از مزایای ادغام برنامه‌های SaaS عبارت‌اند از:

• افزایش بهره‌وری
  روش‌های ادغام SaaS وظایف روزمره را بدون نیاز به توسعه قابلیت‌ها کارآمدتر می‌کنند. برنامه‌های SaaS برای هر مورد و صنعتی، از منابع انسانی و مدیریت موجودی گرفته تا پشتیبانی مشتری و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها در دسترس هستند. با ادغام  SaaS، یک کسب‌وکار می‌تواند به عملکردها و ویژگی‌های تخصصی که توسط طرف‌های واسط معتبر توسعه یافته‌اند، دسترسی پیدا کند. همچنین نرم‌افزارهای مختلف می‌توانند به‌صورت هم‌زمان با سیستم‌های داخلی ارتباط برقرار کرده و داده‌ها را به اشتراک بگذارند که این مسئله نیاز به ورود دستی داده‌ها و چندین ورودی در پلتفرم‌های مختلف را از بین می‌برد. نتیجه احتمالی، کاهش خطاها و صرفه‌جویی در زمان است تا تمرکز روی وظایف استراتژیک‌تر باشد.
• بهبود کیفیت داده
  ادغام SaaS با همگام‌سازی داده‌ها در چندین سیستم، سیلوهای داده را از بین می‌برد. نتیجه، یک منبع واحد واقعیت است که دقت، سازگاری و قابلیت اطمینان داده‌ها را افزایش می‌دهد. داده‌های بهتر در نهایت منجر به تصمیم‌گیری بهتر بر اساس اطلاعات دقیق و به‌روز می‌شود.
• برنامه‌ریزی مؤثر منابع سازمانی
  ادغام  SaaS، امکان استفاده بهینه از برنامه‌های تجاری را فراهم می‌کند و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را به سایر واحد‌های مبتنی بر ابر متصل می‌کند. نتیجه یک سیستم یکپارچه است که تمام جنبه‌های عملیات کسب‌وکار را مدیریت کند و دید کاملی از فرایندها و عملکردهای تجاری ارائه دهد. SaaS را می‌توان بدون نیاز به توسعه فنی گسترده ادغام کرد تا مدیریت منابع، برنامه‌ریزی مالی و خدمات مشتری را بهبود بخشد.
• بهبود انعطاف‌پذیری
  ادغام SaaS بر اساس نیازهای کسب‌وکار بدون نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه قابل‌توجه امکان افزایش یا کاهش خدمات را به وجود می‌آورد. همچنین SaaS از محیط‌های کار از راه دور و دسترسی موبایل پشتیبانی می‌کند؛ زیرا خدمات مبتنی بر فضای ابری می‌توانند از هر جا، هر زمان و روی هر دستگاهی قابل‌دسترسی باشند.
• گزارش‌دهی ساده
  با این روش می‌توان گزارش‌های جامعی تولید کرد که بینش‌های یکپارچه‌ای از جنبه‌های مختلف عملیاتی ارائه دهند. گزارش‌دهی ساده‌ به نظارت بر عملکرد، شناسایی روندها و اتخاذ تصمیمات استراتژیک کمک می‌کند و با داده‌های قابل‌دسترسی، در زمان و نیروی موردنیاز برای تهیه گزارش‌ها صرفه‌جویی می‌کند.

نحوه کار SaaS 
ادغام SaaS با استفاده از API انجام می‌شود و نیاز به برنامه‌نویسی کم و در مواردی هیچ برنامه‌نویسی ندارد .APIها به برنامه‌های SaaS اجازه می‌دهند تا با استفاده از قوانین و پروتکل‌های از پیش تعیین‌شده اطلاعات را مبادله کنند .APIها برنامه‌ها را برای اطمینان قبل از اجازه هرگونه انتقال داده تأیید می‌کنند. داده‌ها در چندین فرمت استاندارد، از جمله XML و JSON مبادله می‌شوند. برخی از برنامه‌های SaaS به‌صورت آنی به‌روزرسانی می‌شوند و برخی دیگر هم از پردازش دسته‌ای استفاده می‌کنند و داده‌ها را در فواصل منظم به یکدیگر ارسال می‌کنند.

معمولاً، برنامه‌های SaaS از محرک‌های ازپیش‌ساخته‌شده‌ای استفاده می‌کنند که با اقدام کاربران، فعال می‌شوند. به‌عنوان مثال، اگر کاربری در پلتفرمی ثبت‌نام کند، یک محرک می‌تواند داده‌های او را به پلتفرم مدیریت روابط مشتری (CRM) منتقل کند. بیشتر برنامه‌های SaaS با محرک‌ها و  APIهای آماده همراه هستند. بااین‌حال، در مواردی نیاز به برنامه‌نویسی یا تنظیم اضافی دارند تا با کسب‌وکارهماهنگ شود.

رویکردهای SaaS
چندین رویکرد برای ادغام برنامه‌های SaaS وجود دارد که هر کدام مزایا و قابلیت‌های متفاوتی را ارائه می‌دهند.

• ادغام بومی
  ادغام بومی SaaS یعنی یک ادغام سفارشی بین سیستم و برنامه SaaS که اغلب روشی زمان‌بر و پرهزینه است. با این حال، این روش منعطف‌ و سفارشی تر است. در صورت نیاز کسب‌وکار به عملکرد خاصی که ادغام ساده SaaS آن را ارائه نمی‌دهد، ادغام بومی به کار می رود.
• پلتفرم ادغام به‌عنوان سرویس
  با پلتفرم ادغام به‌عنوان سرویس (iPaaS)، می‌توان با استفاده از مسیرهای از پیش ساخته‌شده، اتصالاتی بین پلتفرم‌های SaaS و سازمان ایجاد کرد. شرکت‌های SaaS قابلیت‌ ادغام بدون کد را برای ایجاد یک اتصال قابل‌اعتماد ارائه می‌دهند.
  از مزایای اصلی iPaaS صرفه‌جویی در زمان است زیرا نیازی به ساخت ادغام‌ها از ابتدا نیست. با این حال، این روش جریان‌های داده زیرین را انتزاعی می‌کند که ممکن است مانع عیب‌یابی مؤثر شود. در اینجا به تخصص فنی نیاز است تا هرگونه مشکل احتمالی حل شود. یکی از گزینه‌های جایگزین، iPaaS  درون‌ساخت است که تأمین‌کنندگان SaaS iPaaS آن را در محصولات خود گنجانده‌اند.
• اتوماسیون فرآیند رباتیک
  اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) روشی است برای استفاده از ربات‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات از رابط‌های کاربری. به‌جای اینکه افراد داده‌ها را دستی جمع‌ کنند، این ربات‌ها می‌توانند اطلاعات را بین برنامه‌های SaaS و سیستم‌های داخلی کسب‌وکار جمع‌ و همگام‌سازی کنند. همچنین می‌توان از اتوماسیون هوشمند – RPA powered by AI – برای ایجاد خودبه‌خود بهبوددهنده نرم‌افزار استفاده کرد.
  اگرچه یک استراتژی خودکار می‌تواند در زمان صرفه‌جویی کند، اما جریان‌های کاری ربات‌ها در صورت تغییر UI یک برنامه مختل می‌شوند. این بدان معناست که RPA به نگهداری و پشتیبانی دستی نیاز دارد. در صورت امکان، رویکردهای دیگری نیز برای ادغام SaaS ترجیح داده می‌شوند.

چالش‌های SaaS
چند چالش رایج در ادغام SaaS در کسب‌وکار وجود دارد.

• محدودیت‌های تأمین‌کننده
  تأمین‌کنندگان SaaS ممکن است سطوح مختلفی از پشتیبانی ادغام، قابلیت‌های API متغیر و محدودیت‌هایی در دسترسی به داده‌ها یا تعداد تماس‌های API داشته باشند. وابستگی به تأمین‌کننده نیز نگرانی دیگری است که در آن کسب‌وکارها به ابزارها و خدمات یک تأمین‌کننده خاص وابسته می‌شوند و این امر تغییر به تأمین‌کننده دیگر را در آینده دشوار می‌سازد. تأمین‌کنندگان همچنین ممکن است چرخه‌های انتشار و زمان‌بندی به‌روزرسانی متفاوتی داشته باشند که می‌تواند بر ثبات و تداوم سیستم‌های یکپارچه تأثیر بگذارد.
• چالش‌های توسعه
  توسعه انواع مختلف ادغام‌های API سفارشی می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد. ادغام API سفارشی نیاز به دانش تخصصی از برنامه‌ و فناوری ادغام دارد. ممکن است لازم باشد چندین بار مراحل توسعه و آزمایش طی شود تا داده‌ها درست جریان یابند. علیرغم تلاش ها، ممکن است اشکالات نرم‌افزاری به وجود آیند و راه‌حل‌های دستی برای بازده سرمایه‌گذاری ایجاد شوند.
• مشکلات عملکرد
  سرعت و قابلیت اطمینان انتقال داده بین API SaaS و سیستم بسیار مهم است و هرگونه تاخیر بر تجربه کاربر تأثیر می‌گذارد. چالش‌های عملکرد، در زمان همگام‌سازی آنی مجموعه‌ داده های کلان و یا زمانی که مشکلات شبکه وجود دارند، بروز می‌کنند. نظارت بر سلامت سیستم و حل مشکلات ادغام نیاز به ابزارها و فرآیندهای نظارتی قوی دارد.
• نگرانی‌های حفظ و نگهداری
  با گذشت زمان، نگهداری و به‌روزرسانی ادغام‌های سفارشی می‌تواند منجر به بدهی فنی شود. با پیشرفت محصولات SaaS، ممکن است نیاز به بازنگری و اصلاح ادغام‌ها باشد که امری پرهزینه و زمان‌بر است. طراحی ادغام‌هایی که هم مقیاس‌پذیر و هم انعطاف‌پذیر باشند تا بتوانند پیشرفت آینده – شامل ویژگی‌های جدید یا کاربران اضافی – را بدون نیاز به کار یا سرمایه‌گذاری قابل‌توجه مجدد پیش ببرند، چالش‌برانگیز است.