نرم‌افزار سازمانی چیست؟
نرم‌افزار سازمانی یا نرم‌افزار کاربردی سازمانی، نرم‌افزاری کامپیوتری است که توسط سازمان‌ها به جای کاربران فردی استفاده می‌شود. انواع رایج نرم‌افزار سازمانی شامل نرم‌افزار مرکز تماس، هوش تجاری، ارتباطات سازمانی، مدیریت موجودی، ابزارهای بازاریابی، پرداخت‌های آنلاین و برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. سازمان‌ها از نرم‌افزار سازمانی برای اجرا، مقیاس و بهینه‌سازی عملیات و فرآیندهای روزانه خود و همچنین برای ساخت برنامه‌های کاربردی منحصر به فرد خود استفاده می‌کنند.
چرا نرم‌افزار سازمانی مهم است؟
نرم‌افزار سازمانی برای وظایف روزانه کسب‌وکار و عملیات حیاتی در بسیاری از سازمان‌ها مرکزی است. در زیر چند نمونه از نحوه استفاده سازمان‌ها از راه‌حل‌های نرم‌افزار سازمانی آورده شده است:
مقیاس منابع
سازمان‌ها از نرم‌افزار سازمانی برای مقیاس عملیات و هدایت منابع به وظایفی که به آنها نیاز دارند، استفاده می‌کنند. آنها می‌توانند در صورت لزوم، مقیاس را بالا یا پایین ببرند و هزینه‌ها و منابع را تحت کنترل داشته باشند و بودجه‌ها را بررسی کنند. برای مثال، می‌توانید از Amazon Chime SDK برای افزودن قابلیت‌های ارتباطی مقیاس‌پذیر مانند ویدیو، صدا و متن به برنامه‌های کاربردی سازمانی موجود خود استفاده کنید.
بهبود کارایی سازمانی
نرم‌افزار کاربردی سازمانی، خودکارسازی را در زمینه‌هایی مانند منابع انسانی، حقوق و دستمزد، بازاریابی و ورود داده‌ها معرفی می‌کند و کارکنان را آزاد می‌کند تا روی وظایفی تمرکز کنند که ارزش بیشتری برای شرکت ایجاد می‌کنند. این نرم‌افزار مجموعه استانداردی از ابزارهای همکاری و راه‌حل‌های گردش کار را ارائه می‌دهد که باعث کاهش موانع بین بخش‌ها می‌شود.
افزایش بهره‌وری کارکنان
فناوری‌ها و ابزارهایی مانند خودکارسازی فرآیند، نرم‌افزار مدیریت پروژه، هوش مصنوعی (AI)، تجزیه و تحلیل داده‌ها و یادگیری ماشین (ML) همکاری بین تیم‌ها را آسان‌تر می‌کنند و بینش‌های عملی ارائه می‌دهند. تیم‌ها می‌توانند در هر کجا که هستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این امر به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف روزانه خود را کارآمدتر انجام دهند.
افزایش رضایت مشتری
راه‌حل‌های نرم‌افزار سازمانی مانند مدیریت ارتباط با مشتری، خودکارسازی بازاریابی و نرم‌افزار مرکز تماس، سازمان‌ها را قادر ساخته است تا درک دقیقی از مشتریان و نیازهای آنها ایجاد کنند. با گردآوری و متمرکز کردن داده‌های مشتری، شرکت‌ها می‌توانند تجربه خدمات شخصی‌شده‌ای را ارائه دهند که خواسته‌های مشتری را برآورده می‌کند.
موارد استفاده از راه‌حل‌های نرم‌افزار سازمانی چیست؟
تعدادی از شرکت‌های پیشرو در جهان، نرم‌افزار سازمانی را در عملیات خود ادغام می‌کنند. در زیر چند مورد استفاده رایج را ذکر می‌کنیم.
خدمات مشتری
سازمان‌ها از نرم‌افزار سازمانی برای ارائه خدمات مشتری کارآمد و بهبود تعامل با مشتری استفاده می‌کنند. برای مثال، رهبر نرم‌افزار مالی Intuit از Amazon Connect برای ساخت یک مرکز تماس ابری چندکاناله استفاده کرد که کانال‌های ارتباطی مختلف مشتری مانند صدا، چت، پیام‌رسانی و وب را متحد می‌کند. بنابراین، Intuit می‌تواند خدمات کارآمدی را به بیش از ۱۶.۵ میلیون مشتری که سالانه با سؤالات مالی با آنها تماس می‌گیرند، ارائه دهد. همه نمایندگان دیدگاه ثابتی از داده‌های مشتری دارند، بنابراین می‌توانند پشتیبانی کارآمدی ارائه دهند.
ارتباطات
نرم‌افزار کاربردی سازمانی از طریق خودکارسازی، مدیریت داده‌ها و استفاده بهینه از منابع شبکه، ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود می‌بخشد. برای مثال، غول پخش جریانی نتفلیکس، راه‌حل ایمیل داخلی خود را با Amazon Simple Email Service (Amazon SES) تعویض کرد تا چالش‌های ارتباطی مانند موارد زیر را حل کند:
- بهینه‌سازی سرویس ایمیل برای هر ارائه‌دهنده خدمات اینترنت
- کاهش سربار اجرای سرورهای ایمیل اختصاصی
- مقیاس جهانی برای دسترسی گسترده‌تر به مشتری
فروش و بازاریابی
نرم‌افزار سطح سازمانی می‌تواند موانع بین فروش و بازاریابی را کاهش دهد، بنابراین شرکت‌ها سریع‌تر به اولین تماس مشتریان جدید پاسخ می‌دهند. برای مثال، ارائه‌دهنده خدمات فناوری World Wide Technologies با پاسخ به درخواست‌های اولیه مشتری با یک برنامه مدیریت قیمت، به راندمان فروش دست می‌یابد.
پشتیبانی عملیات
نرم‌افزار سازمانی می‌تواند ناکارآمدی‌های عملیاتی را کاهش دهد و سازمان‌ها را از هزاران دلار هزینه صرفه‌جویی کند. برای مثال، دومینو از راه‌حل‌های نرم‌افزار سازمانی AWS برای بهبود ارائه خدمات استفاده می‌کند. با بیش از ۷۰ درصد از فروش سازمان که از سفارش‌های آنلاین انجام می‌شود، دومینو از Amazon SageMaker برای ساخت مدل‌های یادگیری ماشین (ML) استفاده کرد که می‌توانند به طور دقیق پیش‌بینی کنند که مشتری بعداً چه پیتزایی را سفارش می‌دهد. این راه‌حل، زمان تحویل و تحویل را کاهش داد و امتیاز رضایت مشتری را افزایش داد.
انواع نرم‌افزار سازمانی چیست؟
انواع و برندهای مختلفی از نرم‌افزار سازمانی در دسترس است. این نرم‌افزار را می‌توان به چندین دسته کلی تقسیم کرد. در زیر چند نمونه را ذکر می‌کنیم.
برنامه‌ریزی منابع سازمانی
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف کسب‌وکار خود، از جمله فروش، منابع انسانی، زنجیره تأمین، مدیریت پروژه و حقوق و دستمزد را از طریق یک سیستم متمرکز واحد مدیریت کنند. سازمان‌ها از نرم‌افزار ERP برای موارد زیر استفاده می‌کنند:
- مدیریت متمرکز داده‌های سازمانی از منابع مختلف
- خودکارسازی وظایف و ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار
- ارائه کارایی عملیاتی و افزایش سودآوری
مدیریت ارتباط با مشتری
شرکت‌ها از نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مرکز تماس برای موارد زیر استفاده می‌کنند:
- مدیریت بهتر روابط با مشتری
- توسعه بینش در مورد نیازهای مشتری از طریق داده‌ها
- ارائه تجربیات بهتر به مشتریان فعلی
- تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد مشتریان بالقوه جدید
با اطلاعات مربوط به مشتریان فعلی و بالقوه در یک مکان، کسب‌وکارها می‌توانند ارتباطات خود را شخصی‌سازی کنند و روابط عمیق‌تری ایجاد کنند. آنها همچنین می‌توانند داده‌ها را از بخش‌های مختلف گردآوری کنند تا خطوط فروش خود را توسعه دهند و پیش‌بینی‌های مالی انجام دهند.
هوش تجاری
هوش تجاری نرم‌افزار کاربردی سازمانی است که داده‌های موجود در منابع مختلف – ابر، مراکز داده داخلی و صفحات گسترده – را برای تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی گرد هم می‌آورد. همه افراد در یک سازمان از طریق داشبوردهای تعاملی، دیدگاه ثابتی از داده‌ها دریافت می‌کنند. نرم‌افزار هوش تجاری همچنین الگوها و روندها را برجسته می‌کند تا تیم‌ها بتوانند:
- بینش‌های ارزشمندی در مورد فرآیندهای کسب‌وکار به دست آورند
- با اطمینان تصمیمات استراتژیک بگیرند
- از تجزیه و تحلیل دستی وقت‌گیر اجتناب کنند
مدیریت زنجیره تأمین
زنجیره‌های تأمین امروزی شبکه‌های جهانی بسیار پیچیده‌ای از تولیدکنندگان، تأمین‌کنندگان، تدارکات و خرده‌فروشان هستند که برای ارائه کالاها و خدمات با یکدیگر همکاری می‌کنند. هر سازمانی برای هماهنگی و مدیریت وظایف زنجیره تأمین مانند موارد زیر به زیرساخت دیجیتالی کارآمدی نیاز دارد:
- پیگیری کالا
- به‌روزرسانی‌های تولید
- صورت‌حساب تأمین‌کننده
- حسابرسی تأمین‌کننده
ابزارهای مؤثر مدیریت زنجیره تأمین، مانند Amazon Managed Blockchain و Amazon Forecast، دید کاملی از زنجیره‌های تأمین خود به سازمان‌ها می‌دهند تا پیش‌بینی را بهبود بخشند، هزینه‌های موجودی را کاهش دهند و میزان استفاده از ظرفیت را بهبود بخشند.
مدیریت منابع انسانی
نرم‌افزار کاربردی سازمانی برای مدیریت منابع انسانی (HR) معمولاً از ابزارهایی برای نظارت و کنترل وظایف منابع انسانی مانند موارد زیر تشکیل شده است:
- استخدام و آموزش
- مدیریت مرخصی سالانه
- حقوق و دستمزد
- حفظ و تعامل استعدادها
با گردآوری همه وظایفی که بخش منابع انسانی یک شرکت مدرن باید بر آنها نظارت داشته باشد، سازمان‌ها می‌توانند کارآمدتر کار کنند و ارزش بیشتری برای شرکت ارائه دهند.
